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GESTIONE COMMERCIALE ACQUISTI
PROC - 5    Rev.2
DOCUMENTO DELLA QUALITA ISY Questa procedura descrive Sottoprocessi ed Attivita del  Processo - 5 "Gestione Commerciale Acquisti" .
Indice:

1 - Scopo e Campo di applicazione e Responsabilità

   DOCUMENTO DELLA QUALITA ISY

La procedura descrive i Sottoprocessi in cui sono organizzate le attività svolte nell'ambito del Processo indicato. La Responsabilità della corretta applicazione della presente Procedura e delle Istruzioni collegate è demandata agli Operatori Addestrati e Responsabili del Processo, dei relativi Sotto-Processi e delle Attività che li generano.

Questa procedura descrive i rapporti tra INTERSYSTEM ed i fornitori, con particolare attenzione a:

2 - Definizioni

   DOCUMENTO DELLA QUALITA ISY

Per ciò che riguarda  UNI EN ISO 9001:2000 - 7.5.3 "Identificazione e Rintracciabilità"  si fa rifertimento a quanto esposto da ISTR - "5. rev.1 IDENTIFICAZIONE E RINTRACCIABILITA' DEI PRODOTTI" .

3 - Procedura

   DOCUMENTO DELLA QUALITA ISY

La presente procedura descrive le modalita di valutazione dei fornitori di merci che hanno influenza sulla Qualita del prodotto fornito, e nei punti successivi le modalita di gestione degli ordini ai fornitori.

Vengono qui definiti tutti gli Aspetti del Processo - 5 "Gestione Commerciale Acquisti"

3.1 - Selezione dei Fornitori

   DOCUMENTO DELLA QUALITA ISY

INTERSYSTEM divide i propri fornitori in due categorie:

  • fornitori importanti per la qualità del servizio svolto da INTERSYSTEM, sottoposti a qualifica e sorveglianza.
  • fornitori non rilevanti per la qualità del servizio svolto da INTERSYSTEM, non sottoposti a qualifica (indicati con L= Logistica).

I fornitori di INTERSYSTEM sono selezionati e qualificati secondo uno dei seguenti criteri:

  • qualifica storica: fornitori che hanno effettuato almeno 5 forniture nell'ultimo anno e che hanno superato la fase di sorveglianza su tali forniture;
  • qualifica per monopolio: fornitori che hanno il monopolio del prodotto da essi commercializzato e richiesto dal cliente
  • qualifica per certificazione: fornitori in possesso di certificazione ISO 9000
  • qualifica per fornitura di prova: fornitori qualificati in base all'esito della sorveglianza su almeno tre forniture di prova (indicati come in valutazione - V)
  • qualifica documentale: fornitori qualificati in base a documentazione prodotta quale il modello di valutazione fornitori compilato MOD - "703. rev.1 Questionario di valutazione dei fornitori" , lista delle referenze, ecc.

La qualifica dei fornitori si svolge sotto il controllo del Responsabile Qualità, che può incaricare chiunque in Azienda  per effettuare la fase istruttoria della valutazione del fornitore.

Una volta completato l'iter di qualifica, il responsabile della fase istruttoria informa il Responsabile Qualità che provvede, esaminate le informazioni raccolte, ad emettere il giudizio di qualifica, sentita eventualmente la Direzione aziendale o la persona di riferimento del fornitore. Qualunque sia il giudizio sul fornitore, il Responsabile della Qualità sintetizza la valutazione e incarica l'Operatore qualificato all' Attività - Sw NAT - 167 "Form Anagrafica Fornitori Tab ISO" Processo - 5.1 "Selezione dei Fornitori" , di compilare nella Anagrafica Fornitore della procedura NAT (New Age Technology), il record relativo al Fornitore nei Campi:

  • Tipo secondo la seguente tabella Tip_For: Q=Qualificato, N=Non Qualificato, E=Fornitore d’Emergenza, M=Fornitore in Monopolio, V=Fornitore in Valutazione e L = Logistica.
  • Certificazioni ISO secondo la seguente Tabella: 1=ISO9001, 2=ISO9002, 3=ISO9003 e Vision 2000.
  • Osservazioni (Campo testo): Le considerazioni che hanno portato alle valutazioni sopra espresse.
  • Assistenza - RMA (Campo testo): Le considerazioni che hanno portato alle valutazioni sopra espresse.

La procedura provvede in automatico a fornire il nuovo dato direttamente all’atto della consultazione dell’anagrafica dei fornitori, eliminando così ogni necessità di liste cartacee di difficile gestione.

In ogni caso viene comunicato al fornitore l’esito dell’iter di qualifica, di norma oralmente, a cura del Responsabile Qualità che può incaricare l'Operatore addestrato e responsabile del processo della fase istruttoria di valutazione.

INTERSYSTEM può avvalersi di fornitori non qualificati o in valutazione per sole forniture di emergenza (E) previa autorizzazione della Direzione.

Nel caso in cui si decida di eseguire una verifica in sito, la procedura di valutazione avviene mediante l’organizzazione di una verifica ispettiva presso il fornitore: a tale scopo il Responsabile Qualità incarica l'Operatore addestrato al processo ad effettuare la verifica ispettiva presso il fornitore, da eseguirsi come se si trattasse di verifica ispettiva interna secondo le modalità definite nella procedura MANU - "1. rev.1 Manuale della Qualità - Cap.7.2 - Verifiche Ispettive" .

Al termine della verifica il responsabile della verifica presso il fornitore controlla che la documentazione prodotta sia completa e provvede a comunicare al Responsabile Qualità l’avvenuta effettuazione della verifica.

Tutta la documentazione cartacea relativa alla valutazione dei fornitori, con particolare attenzione ai questionari di valutazione o rapporti di verifica presso il fornitore viene salvata elettronicamente tramite il sub-form Documenti dell' Attività - Sw NAT - 2 "Form Anagrafica Fornitori"

La documentazione relativa alle verifiche continue del fornitore, così come la lista dei fornitori qualificati e il relativo indice di qualifica, sono conservati nella procedura NAT (New Age Technology).

3.2 - Gestione Anagrafica Fornitore

  

Il Software NAT contiene nell' Attività - Sw NAT - 2 "Form Anagrafica Fornitori" una completa Gestione dei Dati del Fornitore.

In tale form sono presenti:

  • I dati Anagrafici Amministrativi e il Profilo del Fornitore, 
  • le Condizioni di Pagamento,
  • le Banche,
  • le Condizioni di Trasporto,
  • la Rubrica,
  • l'Indirizzario, 
  • una sintesi dei Dati Contabili,
  • Link ai siti,
  • Il Sub Form ISO con Gli Indici di Valutazione e le Osservazioni e i Dati relativi alle non conformità di Prodotto e di Processo rilevate storicamente a carico del Fornitore,
  • Le Garanzie applicate dal Fornitore sulle varie tipologie di prodotti differenziando la garanzia d'acquisto da quella di vendita, quest'ultima visibile da sito nelle scheda dei prodotti,
  • La Gestione Marketing on line sui ns. Web di Vendita,
  • l'Archivio dei Documenti emessi al Fornitore, una sintesti storica dei contatti e dei rapporti intrattenuti con il Fornitore. 

La sorveglianza del fornitore avviene registrando, per ogni fornitura, i dati relativi alle principali categorie di non conformità tramite Attività - Sw NAT - 63 "Form Gestione Non Conf. Fornitore al Carico"  e Attività - Sw NAT - 65 "Form Gestione Non Conf. Fornitore da Magazzino" : l’elenco delle voci di non conformità imputabili al fornitore è registrato su tabella elettronica della procedura NAT (New Age Technology) e mantenuto aggiornato automaticamente dalla procedura NAT. Ad ogni fornitura il personale aziendale incaricato della fornitura stessa provvede a registrare le non conformità rilevate tramite il Processo - 11 "Gestione RMA e Non Conformità"   e queste vengono generate automaticamente in formato elettronico e registarte sulla Attività - Sw NAT - 2 "Form Anagrafica Fornitori" .

Il programma calcola automaticamente in linea il nuovo Indice di Valutazione del Fornitore IVF. Nel caso in cui l’indice scenda al di sotto dei valori previsti, il sistema avverte automaticamente la Direzione Aziendale e il Responsabile Qualità tramite la maschera anagrafica dei fornitori.

IVF vale 1 quando non vi è nessuna non confromità imputabile al Fornitore. Al crescere delle Non Conformità l'Indice scende  secondo la seguente formula di calcolo:

Sono stati determinati dei Range in cui tale indice si può muovere:

  • 1> IVF > 0.9: il fornitore passa da uno stato ottimo ad uno intermedio: non sono necessarie particolari attenzioni da parte del personale aziendale, ma può essere un segnale preoccupante se le forniture sono numerose e/o ravvicinate nel tempo.
  • 0.9 => IVF > 0.8: il fornitore passa da uno stato generalmente intermedio ad uno stato di possibile inadeguatezza delle ultime forniture: se è possibile, intervenire in via informale sul fornitore, chiarendo quali sono i motivi della peggiore qualità registrata nelle ultime forniture
  • 0.8 => IVF  : l’allarme segnala l’inadeguatezza del fornitore: deve essere immediatamente attivato quanto disposto dalla presente procedura, valutando attentamente se l’abbassamento dell’indice di qualità è dovuto a momentanei problemi del fornitore o a effettivo calo della qualità della fornitura

Nel caso in cui IVF scenda al di sotto del minimo valore ammesso, il fornitore viene avvertito per iscritto dalla Direzione dell’accaduto; successivamente possono ancora essere emessi ordini verso il fornitore per un periodo di due mesi (oppure di tre forniture) a titolo di test, al termine del quale possono verificarsi i casi seguenti:

  • l’indice di qualifica del fornitore è ritornato a valori accettabili: gli ordini possono riprendere normalmente;
  • l’indice di qualifica del fornitore si mantiene ancora al di sotto del valore minimo: la Direzione aziendale deve decidere per iscritto il da farsi (è possibile che la Direzione possa prolungare il rapporto con il fornitore per mancanza di concorrenti accettabili o per difficoltà di sostituzione del fornitore stesso).

3.3 - Determinazione dei Listini da Costi Fornitori

   DOCUMENTO DELLA QUALITA ISY

Intersystem gestisce in modo completo e controllato la gamma dei prodotti a Listino attraverso la Procedura NAT. Tutti i prodotti che vengono Offerti al Cliente devono essere inseriti all'interno della procedura stessa per poterli gestire in automatico.

L'Operatore autorizzato al Processo accede al programma NAT, selezionando il proprio nominativo dalla lista utenti e immettendo la propria Password che viene richiesta dal sistema stesso.

I prodotti all'Interno di NAT sono inseriti "per produttore".

L'Operatore accede quindi al Attività - Sw NAT - 23 "Form Costi" selezionando il Produttore dell'articolo che vuole inserire/modificare.

Si apre una schermata divisa in 3 livelli/riquadri orizzontali, legati tra di loro nella compilazione .

Il primo livello permette di inserire categorie di appartenenza dei prodotti (es. tastiere, mouse) e di inserire i dati di ricarico aziendale sulle categorie stesse per la generazione dei prezzi finali ai clienti.

Il secondo livello permette l'inserimento dei singoli prodotti, appartenenti ad una specifica categoria. L'Operatore inserisce i seguenti dati ad eccezione del Codice che viene poi generato automaticamente:

  • Part Number del prodotto
  • Padre del prodotto
  • Figlio del prodotto
  • Sigla della categoria di appartenza
  • Tipo di listino: base, esteso, end of life, servizi, trasporti

alla singola riga di prodotto sono legati altri dati inseribili attraverso tab relativi a:

  • Misure del prodotto
  • Prezzi, eventalmente imposti
  • Costi, con eventuali correttori di incremento
  • Web, promo, new, per far apparire il prodotto sui diversi siti web
  • Scelta della garanzia del singolo prodotto tra quelle inserite nel Attività - Sw NAT - 2 "Form Anagrafica Fornitori" del Produttore

Il terzo livello permette di inserire i seguenti dati, legati alla singola riga del secondo livello:

  • % di distribuzione del costo del singolo fornitore per la determinazione del prezzo
  • Fornitore
  • Data di aggiornamento del prezzo, automatica
  • Data new, inseribile
  • Valuta della merce
  • Costo della merce
  • Valore del cambio della valuta della merce trasformata in Euro, che viene preso automaticamente dal Attività - Sw NAT - 99 "Form Fixing"
  • % sconto
  • Valuta del trasporto
  • Costo del trasporto
  • Valore del cambio della valuta del trasporto trasformata in Euro, che viene preso automaticamente dal Attività - Sw NAT - 99 "Form Fixing"
  • Costo consolidato, calcolo automatico
  • Condizioni di pagamento che ci applica il fornitore, prese in automatico da Attività - Sw NAT - 2 "Form Anagrafica Fornitori"
  • Quantità di stock minimo
  • % sconto in caso di pagamento cash al fornitore

I dati del terzo livello possono contenere per ogni singola riga di item diversi possibili fornitori (ovviamente presenti in anagrafica fornitori/produttori). I dati del fornitore inseriti nel Attività - Sw NAT - 23 "Form Costi"   vengono prelevati automaticamente dall' Attività - Sw NAT - 2 "Form Anagrafica Fornitori"   e sono: tipo di pagamento. La  valuta nel caso di ordine con fornitori esteri e/o con differenti tipi di valuta può essere qui variata.

Le singole righe dei tre livelli possono essere editate, duplicate, cancellate e ricalcolate, ad eccezione del primo livello dove non è necessario il ricalcolo.

Al termine dell'operazione di inserimento/modifica l'Operatore può premere alcuni Pulsanti in alto sulla schermata:

  • ricalcola tutto, per ricalcolare tutto il listino
  • valute, permette di variare il fixing
  • genera, per rendere disponibili su NAT le modifiche effettuate al listino di NAT
  • isy, per rendere disponibili le modifiche effettuate al listino su www.isy.com
  • brk, per rendere disponibili le modifiche effettuate al listino su www.breakpoint.it
  • cor, per rendere disponibili le modifiche effettuate al listino su www.isycorp.com
  • sic, per rendere disponibili le modifiche effettuate al listino su www.isycorp.com
  • rp, per rendere disponibili le modifiche effettuate al listino su www.rosapiccante.it
  • 3d, per rendere disponibili le modifiche effettuate al listino su www.3drevolution.it
  • isy-nuc, per rendere disponibili le modifiche effettuate al listino su www.isy-nuc.eu
  • H, per rendere disponibili le modifiche effettuate al listino su nuovo sito
  • I, per rendere disponibili le modifiche effettuate al listino su nuovo sito
  • J, per rendere disponibili le modifiche effettuate al listino su nuovo sito

La procedura NAT incrocia tutti i valori dei dati inseriti rendendoli disponibili e aggiornati nel Attività - Sw NAT - 88 "Form Listino Descrizioni & Foto"   , nella generazione di Offerte e Ordini e sui siti web.

Nel caso di Produttore INTERSYSTEM di item di quali atitolo di esmpio (Personal Computer), al secondo livello i singoli Padri e Figli genereranno al terzo livello la Attività - Sw NAT - 153 "Form Costi/Sub Distinta Base" . Il terzo livello non conterrà più i possibili fornitori ma vi saranno introdotti i Componenti della Distinta Base, già precedentemente inseriti nel Attività - Sw NAT - 23 "Form Costi"   del corrispondente Produttore:

  • case
  • alimentatore, nel caso in cui non sia già incluso nel case
  • scheda madre
  • floppy
  • mouse
  • tastiera
  • causale produzione contributo certificazione CE
  • causale produzione montaggio Personal Computer
  • ulteriori servizi quali (Garanzia pick-up and return)

Nel caso di Estensione di garanzia a tre anni, saranno introdotti sempre come produttore Intersystem, item specifici con riferimento al prodotto PC.

Al termine dell'operazione di inserimento/modifica l'Operatore può premere i Pulsanti in alto sulla schermata indicati sopra ed avere gli stessi risultati di rilascio degli aggiornamenti.

3.4 - Gestione Ordine a Fornitore

   DOCUMENTO DELLA QUALITA ISY

L'Emissione di un Ordine a Fornitore viene effettuato utilizzando l' Attività - Sw NAT - 58 "Form Ordini Fornitore"  della procedura NAT (New AGE Technology). La presente procedura si applica a tutti gli ordini emessi da INTERSYSTEM verso i propri fornitori per prodotti classificati come merce.

L’operatore qualificato al processo sulla base della Stampa Fabbisogno di Magazzino   Attività - Sw NAT - 56 "Stampa Fabbisogno" generata da NAT (New Age Technology)  provvede a scegliere, tra i possibili fornitori qualificati da INTERSYSTEM, quello più adatto tenendo conto di:

  • prezzo (incluso trasporto);
  • modalità di pagamento;
  • disponibilità e termini di consegna;
  • vicinanza.

Tali parametri vanno considerati nell’ordine di importanza necessario caso per caso. La qualifica è rilevabile in formato elettronico sulla schermata di ogni fornitore.

Di seguito l’operatore addestrato al processo provvede a effettuare l’ordine da NAT (New Age Technology).

L'Operatore autorizzato al Processo che emette un ordine al fornitore accede al programma NAT, selezionando il proprio nominativo dalla lista utenti e immettendo la propria Password che viene richiesta dal sistema stesso.

Seleziona l' Attività - Sw NAT - 56 "Stampa Fabbisogno" .

Questa stampa è generata automaticamente dalla procedura NAT che effettua il controllo della merce disponibile in magazzino, la incrocia con gli Ordini Clienti ed eventuali Ordini a Fornitori, generando appunto il fabbisogno. La stampa del fabbisogno evidenzia la quantità di merce da ordinare ed i possibili fornitori dai quali approvvigionarsi. L'elenco dei fornitori che appaiono nella  Attività - Sw NAT - 56 "Stampa Fabbisogno" sono quelli presenti  nell' Attività - Sw NAT - 23 "Form Costi" abbinati all'approvvigionamento dei singoli item. 

Dalla Gestione Acquisti l'Operatore sceglie l’ Attività - Sw NAT - 58 "Form Ordini Fornitore" seleziona "Inserisci" e poi il Centro di Fatturazione.

La procedura assegna un Numero progressivo univoco d’Ordine al documento che si è appena aperto e la data di apertura. L’Operatore seleziona il codice o nome del Fornitore e la Persona di riferimento del fornitore.

All'introduzione dei singoli Item nell' Attività - Sw NAT - 58 "Form Ordini Fornitore"  acquistabili da quello specifico fornitore, inseriti nel Attività - Sw NAT - 23 "Form Costi"  , vengono caricati automaticamente una serie di dati presenti nell' Attività - Sw NAT - 2 "Form Anagrafica Fornitori"  quali il tipo di pagamento, la valuta e il cambio nel caso di ordine con fornitori esteri e/o con differenti tipi di valuta, il trasporto e la destinazione (viene offerto di default l'indirizzo di INTERSYSTEM). La valuta ed il cambio vengono inseriti nell'Ordine in base ai dati memorizzati sia nell'anagrafica fornitore che nei costi.

Nel caso di consegna diretta dal Fornitore al nostro Cliente è possibile modificare l'indirizzo di destinazione digitando sul simbolo camion di ogni riga, "legando" così l'Ordine a Fornitore con l'Ordine del Cliente. Ovviamente gli item dei due Ordini devono essere omogenei per prodotto e quantità.

L’addetto inserisce i codici degli articoli da Ordinare, selezionandoli dal Listino che si apre di volta in volta ad ogni riga di item.

Possono essere aggiunte eventuali note nella terza riga di ogni singolo item ed anche delle note più estese che saranno stampate nell'Ordine. In automatico verranno offerti il nome del produttore e il "part number" dei singoli item, e sarà mostrato il fabbisogno. L’addetto inserisce la quantità da ordinare e il prezzo di acquisto (di default quello indicato nel Attività - Sw NAT - 23 "Form Costi" ). Nel caso di stesso prodotto con date di arrivo diverse fra loro, l’addetto deve inserire lo stesso codice articolo in diverse righe per ogni data di arrivo, separando quindi le quantità per data di consegna richiesta. L'Ordine deve essere omogeneo:

  • Per Fornitore
  • Per tipo di Valuta. Vale a dire che in caso di Ordine al medesimo Fornitore della merce con Valuta diversa (ad esempio RAM in Euro e i Processori in US$) si devono inviare due Ordini differenziati (un Ordine per le RAM in Euro ed uno per i Processori in US$)
  • Per luogo di consegna. Vale a dire che in caso di Ordine al medesimo Fornitore di merce con luoghi di consegna diversi (ad esempio Ordine con consegna c/o di noi e Ordine con ship to), si devono inviare tanti Ordini diversi per ogni destinazione diversa.
  • Per data di consegna. Vale a dire che in caso di Ordine al Fornitore di merce con date di consegna diverse (ad esempio Ordine di 5 pezzi con consegna immediata e 5 pezzi a 10 giorni dai primi ), si devono inserire tante righe dello stesso prodotto specificando nel campo data di ogni Item di ordine la data diversa di consegna richiesta.

Generalmente la data d’arrivo prevista della merce viene inserita automaticamente nell'ordine prelevandola dal Attività - Sw NAT - 2 "Form Anagrafica Fornitori" .

NAT provvede inoltre alla Gestione automatica delle revisioni di Ordine che viene attivata ad ogni variazione di Ordine già spedito a Fornitore.  

Al termine della compilazione, l'Ordine sarà salvato nella procedura NAT e se non lo si vuole Confermare subito l'Ordine viene posto in stato "Non Confermato".

Alla Conferma dell'Ordine a Fornitore sarà offerta/richiesta la possibilità di invio via Fax o via Email direttamente al Fornitore.

L'operatore verificato il buon esisto dell'invio, riporrà eventuale copia cartacea (che ha solo scopo di consultazione) nel Attività - Arch.Fisico - 132 "Dossier Ordini Fornitori" .

È possibile approvvigionarsi di merci da fornitori non qualificati (Ad esempio per motivi di urgenza o di particolarità dell’oggetto trattato – oggetti "spot "): in questo caso l’operatore addestrato al processo opererà nello stesso modo precedentemente descritto, salvo il fatto che richiederà autorizzazione a procedere alla Direzione e inserirà nella casella relativa alla qualificazione del fornitore la lettera "E" (Fornitore d’Emergenza). Se l’azienda, a giudizio della Direzione, ritiene di ordinare ulteriore materiale al fornitore, si procederà alla sua qualifica, come descritto precedentemente, altrimenti il fornitore non potrà più essere utilizzato.

Gli ordini di materiale di logistica non affernti alle Merci sono gestiti da PROC - "10. rev.1 GESTIONE SEGRETARIATO GENERALE DI DIREZIONE - Cap.2.1 - Approvvigionamenti Materiali non Merci" .

3.5 - Fatturazione da Fornitore

   DOCUMENTO DELLA QUALITA ISY

A fronte dell'emissione di un Ordine a Fornitore si riceve la merce richiesta.

La merce puo essere accompagnata da documenti tipo:

  • DDT Documento di Trasporto Non Valorizzato
    in questo caso al DDT fara seguito la ricezione della Fattura della fornitura
  • XABD Fattura Accompagnatoria alla merce

I Documenti vengono utilizzati al carico dall'Operatore addestrato al processo PROC - "9. rev.1 GESTIONE RICEZIONE MERCI" e vengono poi gestiti secondo ISTR - "6. rev.1 GESTIONE GENERALE DOCUMENTI" .

 

3.6 - Note di Credito da Fornitore

   DOCUMENTO DELLA QUALITA ISY

Intersystem puo riceve Note di Credito dai Fornitori a fronte di:

  • Stock Protection e/o Stock Rotation
  • Errori di spedizione del fornitore per merce non ordinata
  • Errori di spedizione del fornitore per merce errata
  • Merce guasta
  • ecc.

La gestione della Documentazione relativa viene illustrata dall' ISTR - "6. rev.1 GESTIONE GENERALE DOCUMENTI"

 

3.7 - Stock Protection & Stock Rotation

   DOCUMENTO DELLA QUALITA ISY

Intersystem ottiene per Contratto di Distribuzione da alcuni Produttori la Stock Protection e/o Stock Rotation.

Queste avvengono su cambi di Listino, obsolescenza di prodotti, ecc.

Le Stock Protection e/o Stock Rotation vengono gestite da NAT con l'Attivita - Sw NAT - 70 "Form Proforma NC Fornitori" e una volta confermata la ricezione della Nota di Credito e/o Abbuono viene effettuato il cambio di valore della merce giacente attraverso il Attivita - Sw NAT - 73 "Form Rivalutazione Prodotti" .

3.8 - Gestione delle Non Conformità Fornitori e Merci

   DOCUMENTO DELLA QUALITA ISY

La Gestione delle Non Conformita Fornitori e Merci permette la sorveglianza del Fornitore.

Infatti per ogni fornitura vengono registrati i dati relativi alle principali categorie di non conformita tramite Attività - Sw NAT - 63 "Form Gestione Non Conf. Fornitore al Carico"  e Attività - Sw NAT - 65 "Form Gestione Non Conf. Fornitore da Magazzino" : l'elenco delle voci di Non Conformità imputabili al Fornitore è registrato su di una tabella elettronica della procedura NAT (New Age Technology) e mantenuto aggiornato automaticamente dalla procedura NAT.

Ad ogni fornitura l'Operatore addestrato incaricato della Ricezione Merci e del carico della fornitura stessa provvede a registrare le non conformità rilevate tramite il Processo - 11 "Gestione RMA e Non Conformità" e queste vengono generate automaticamente in formato elettronico e registarte sulla Attività - Sw NAT - 2 "Form Anagrafica Fornitori" .

Il Sub Form ISO contiene gli Indici di Valutazione e le Osservazioni e i Dati relativi alle Non Conformità di Prodotto e di Processo rilevate storicamente a carico del Fornitore.

4 - Indici

   Vengono qui illustrati gli Indici che sono utilizzati per tenere sotto controllo il Processo

4.1 - IVF Indice di Valutazione Fornitore

  

Procedura di calcolo dell’indice di valutazione dei fornitori.

Il calcolo dell’indice di valutazione dei fornitori si basa sull’identificazione da parte del personale addetto al controllo delle non conformità presenti nella fornitura e all’attribuzione del relativo codice, scelto tra quelli proposti dal sistema informatico.

La procedura automatica misura l’incidenza di ogni non conformità segnalata sul totale della fornitura, confrontandolo con il rilievo della fornitura stessa (è ovvio che forniture più consistenti debbano ammettere un numero maggiore di non conformità) e calcolando un valore normalizzato per ogni tipo di non conformità.

La procedura quindi moltiplica il valore normalizzato per la gravità, assegnata ad ogni non conformità dalla Direzione aziendale e da questa periodicamente rivista.

Sommando tutti i valori così ottenuti si calcola il valore dell’indice di valutazione della presente fornitura, normalizzandolo tra 0 e 1: questo deve venire ora confrontato con i valori ottenuti nel passato, operazione che viene eseguita calcolando la media dei valori ottenuti dalla fornitura attuale e delle ultime nove forniture precedenti, i cui valori sono stati memorizzati nel sistema informatico: il valore ottenuto rappresenta l’indice di valutazione del fornitore.

In formula, l’indice di valutazione del fornitore, per una singola fornitura è data dalla formula (1), dove:

  • IVFfornitore è il valore dell’indice di valutazione del fornitore;
  • NCi è il numero di non conformità relative al codice di non conformità "i" risultanti dall’esame della fornitura
  • Gri è il valore della gravità della non conformità i-esima, come risulta dalla tabella su supporto informatico
  • TF è il totale degli articoli presenti in fornitura

Formula (1):

L’indice di valutazione globale del fornitore è dato quindi dalla formula (2), dove:

  • IVFglobale è il valore globale dell’indice di valutazione del fornitore
  • IVFj è il valore dell’indice di valutazione del fornitore rilevato durante le ultime "j" forniture

Formula (2):

Tabella Gri è il valore della gravità della non conformità i-esima, come risulta dalla tabella su supporto informatico;

Non Conformità sul singolo Prodotto in Ricezione Merce:

Cod.

Descrizione

Pesi da 0 a 1

1

Prodotto Rif ad Ordine Annullato

0,3

2

Quantità in eccesso

0,3

3

Merce non Ordinata

0,3

4

Prezzo errato

0,4

5

Prodotto non presente in Documento

0,3

6

Imballo Danneggiato

0,6

7

Prodotto Danneggiato

0,8

8

Prodotto non conforme alle specifiche

0,9

9

Fuori dai Termini di consegna

0,5

A

Difformità di garanzia

0,5

B

Costo Trasporti Errato

0,5

C

Trasporti Ridondanti

0,4

D

Modalità Pagamento Errato

0,4

4.2 - Indice della Giacenza su Prodotti per Produttore

  

L'Indice di Giacenza su Produttore IGP, è calcolato come Media nel seguente modo, su base annuale:

  • GG = Giorni Giacenza dei prodotti venduti nell'Anno
  • Q = Quantità Prodotti Venduti nell'Anno

            IGP = (S GG )/Q

4.3 - Indice della Resa su Prodotti per Produttore

    L'Indice della Resa su Produttore IRP, è calcolato come Media nel seguente modo, su base annuale:

            IRP = (S RMA *Q )/SQ

4.4 - Indice su Contributo Marketing da Produttore

  

L'Indice di Contributo Marketing da Produttore ICMP, è calcolato nel seguente modo, su base annuale:

  • C = Contributi complessivi erogati
  • VA = Valore Merce in Acquisto (valore consolidato e non costo)
  • VV = Valore Merce in Vendita
  • Q = Quantità Merce in Acquisto

            ICMP= S VA/C

4.5 - Indice 5_IEOF e Indice 5_IEO

  

L'indice 5_IEOF è l'indice che misura sui prodotti il tempo medio di evasione sullo specifico Forntiore nell'ambito dell'anno.

Tale indice è generato dalla seguente view:

SELECT { fn YEAR(Acq_HD.data) } AS anno,
    Prodotti.fornit AS codfor, AVG(CONVERT(decimal(18, 2),
    day(Acq_HD.data - Ord_F_IT.data_pre))) AS indice
FROM dbo.Prodotti LEFT OUTER JOIN
    dbo.Ord_F_IT ON
    dbo.Ord_F_IT.unico = dbo.Prodotti.rif_ordinefor LEFT OUTER JOIN
    dbo.Acq_IT ON
    dbo.Acq_IT.unico = dbo.Prodotti.rif_bolla_acq LEFT OUTER JOIN
    dbo.Acq_HD ON
    dbo.Acq_HD.unico = dbo.Acq_IT.Rif_Acquisto
WHERE ({ fn YEAR(dbo.Acq_HD.data) } > 0)
GROUP BY { fn YEAR(dbo.Acq_HD.data) }, dbo.Prodotti.fornit

L'indice 5_IEO è l'indice che misura sui prodotti il tempo medio di evasione di tutti i Forntiori nell'ambito dell'anno.

Tale indice è calcolato tramite la seguente view:

SELECT { fn YEAR(Acq_HD.data) } AS anno,
    AVG(CONVERT(decimal(18, 2),
    day(Acq_HD.data - Ord_F_IT.data_pre))) AS indice
FROM dbo.Prodotti LEFT OUTER JOIN
    dbo.Ord_F_IT ON
    dbo.Ord_F_IT.unico = dbo.Prodotti.rif_ordinefor LEFT OUTER JOIN
    dbo.Acq_IT ON
    dbo.Acq_IT.unico = dbo.Prodotti.rif_bolla_acq LEFT OUTER JOIN
    dbo.Acq_HD ON
    dbo.Acq_HD.unico = dbo.Acq_IT.Rif_Acquisto
WHERE ({ fn YEAR(dbo.Acq_HD.data) } > 0)
GROUP BY { fn YEAR(dbo.Acq_HD.data) }

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